Destino de las respuestas de un formulario (actualización abril 2016)
Cuando un usuario rellena un formulario de Google y pulsa el botón "Enviar", toda la información se almacena en el propio formulario y de manera opcional en una hoja de cálculo vinculada al mismo. En la nueva versión de los formularios puedes ver las respuestas haciendo clic en la pestaña "Respuestas" (figura 1).
Las respuestas se muestran en un listado donde puedes ver todos los datos introducidos en cada campo. También puedes ver las respuestas de manera individual. Para cambiar el modo de visualizarlas puedes utilizar los botones "Resumen" o "Individual" (figura 2).
Figura 2. Puedes cambiar el modo de ver las respuestas del formulario.
En el resumen de las respuestas de un formulario de Google podrás ver la información que el usuario ha tecleado (texto) pero también podrás ver información gráfica donde el usuario ha seleccionado elementos de una lista, ha utilizado casillas de verificación o tipo test (figura 3).
Figura 3. Resumen gráfico de las respuestas del formulario.
Cuando se maneja un gran volumen de datos, interesa trabajar más cómodamente, por ejemplo, usando una hoja de cálculo de Google, de esta manera se puede copiar, ordenar y exportar la información a otros formatos como pdf o Excel.
Para que un formulario formulario de Google guarde también las respuestas en una hoja de cálculo, haz clic en la pestaña "Respuestas", luego en los tres puntos verticales y activa la opción "Seleccionar destino de las respuestas" (figura 4).
Figura 4. Seleccionar el destino de las respuestas de un formulario de Google.
En la ventana emergente (figura 5) puedes ver el nombre de la hoja de cálculo donde se almacenarán las respuestas. Por defecto tiene el mismo nombre que el formulario pero añade el sufijo "respuestas". Sólo tienes que hacer clic en el botón "Crear" para vincularla al formulario. A partir de este momento podrás ver todas las respuestas en la hoja de cálculo, además podrás compartirla con otras personas que necesiten tener acceso a los resultados de las encuestas.
Figura 5. Seleccionar la hoja de cálculo que guardará las respuestas del formulario.
Antes de compartir tu formulario te recomiendo enviar algunas respuestas, abrir la hoja de cálculo vinculada (respuestas) y comprobar que aparecen las respuestas (figura 6).
Figura 6. Respuestas del formulario almacenadas en la hoja de cálculo de Google.
Figura 7. Vídeo tutorial formularios de Google y Hojas de cálculo.
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